Si bien el entorno comercial actual está plagado de problemas y oportunidades nunca antes vistos, la necesidad de una administración cuidadosa del dinero líquido (popularmente llamado efectivo) sigue siendo constante.
Administrar el capital líquido de tu empresa es una parte vital de la función de tesorería. Como propietario de un negocio, debés revisar continuamente tu situación de caja y, en organizaciones más grandes, el estado de dinero líquido debe comunicarse a la gerencia ejecutiva de forma rutinaria.
En los buenos tiempos, la gestión eficaz del efectivo puede alimentar la estabilidad y el crecimiento financieros, controlar los gastos y mejorar tus resultados. Durante tiempos de crisis, la gestión del efectivo a corto y largo plazo proporcionará una base sobre la cual una empresa puede sobrevivir con éxito con ramificaciones mínimas.
Asegurate de saber la respuesta a estas dos preguntas:
¿Dónde está mi efectivo?
Como consultor, a menudo les he preguntado a los clientes: "¿Sabés dónde está tu efectivo?". Si un cliente duda, sé que puede haber un problema. La gestión eficaz del dinero líquido significa saber siempre lo siguiente:
- ¿Qué institución(es) financiera(s) tiene(n) tu efectivo?
- ¿Cuánto efectivo tenés en cada institución financiera?
- ¿Cuánto dinero se necesita?
- ¿Cuál es tu tasa de consumo mensual?
- ¿Cuál es tu gasto comprometido?
Una gran conclusión de los recientes cierres de bancos fue que las empresas deben comprender la cobertura de seguro de depósitos de su banco. La cobertura de seguro varía entre las instituciones financieras, y es necesario comprender cómo funcionan las políticas de cobertura de tu banco y cómo afectan tu posición de efectivo.
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Hablá con tu banquero para obtener una comprensión completa de qué tan bien protegido estás. Si tenés depósitos en un banco que exceden la cobertura del seguro, analizá tu tolerancia al riesgo para esos activos no asegurados. Considerá abrir otras cuentas y/o mover efectivo a otra institución financiera para obtener protección total.
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Tu efectivo siempre debe estar trabajando para vos. Hablá con tu banquero para asegurarte de que estás recibiendo todos los beneficios que ofrece el banco. Por ejemplo, algunos bancos ofrecen créditos de ganancias que compensarán las tarifas bancarias. Analizá tus tarifas bancarias para asegurarte de que estás maximizando el valor en efectivo que tenés depositado. También verificá la tasa de interés que estás recibiendo en tus depósitos y buscá en otras instituciones financieras para ver si ofrecen mejores tasas.
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Si no tenés un barrido de línea de crédito, una herramienta bancaria que aumenta los rendimientos del exceso de efectivo y reduce las tasas de interés en tu línea de crédito, considerá obtener uno, ya que puede financiar los retiros netos de cada día y optimizar tu utilización de efectivo.
Los buenos controles, sistemas y procesos internos también son aspectos importantes de la gestión de efectivo. Tu efectivo debe estar protegido contra la mala gestión tanto intencional como no intencional. Los estados de cuenta bancarios deben conciliarse como parte de los procedimientos de cierre de fin de mes. Una segunda persona debe revisar las conciliaciones en busca de errores o desembolsos no autorizados y desconocidos. Tus políticas de control de efectivo deben abarcar todo e incluir temas como:
- Cómo manejás las reservas y las ganancias inesperadas no planificadas.
- Políticas de inversión.
- Estrategias para efectivo en exceso de los requisitos de capital de trabajo o efectivo mantenido en reserva.
¿Cuánto efectivo necesito?
Si bien parece ser una pregunta simple, la respuesta suele ser "depende". Tu necesidad de efectivo probablemente fluctúe trimestralmente o mensualmente. En febrero de 2020, las necesidades de efectivo de una empresa probablemente eran drásticamente diferentes a las de abril de 2020, cuando de repente nos enfrentamos a una pandemia mundial.
Al utilizar una proyección de flujo de efectivo de 13 semanas, podés administrar y anticipar la típica necesidad de efectivo que sube y baja. Tu utilización diaria de efectivo también te ayuda a comprender cuánto efectivo debe mantener tu organización en reserva, incluidas las cantidades mínimas y máximas. Sin suficiente efectivo, no podrás operar de manera efectiva, por lo que esta información es vital.
Para saber cuánto efectivo necesitás en caso de una pandemia mundial, el cierre de un banco u otra interrupción comercial imprevista, debés comenzar por examinar los ingresos potenciales y priorizar tus gastos. Creá diferentes escenarios que reflejen varios flujos de ingresos posibles y los gastos asociados con cada uno, incluida la dotación de personal a largo plazo y los gastos generales. También examiná los proyectos a largo plazo y considerá vías para suspenderlos, si es necesario.
Si te sentís bloqueado mientras creás estos escenarios, hablá con los clientes, proveedores, partes interesadas y asesores de confianza sobre lo que prevén. Su aporte puede ayudar a guiarte. Además, es importante mantenerte al tanto del entorno comercial y cómo las fluctuaciones actuales y futuras pueden afectar tu negocio.
Tomá lecciones aprendidas de interrupciones comerciales anteriores que vos u otros puedan haber experimentado y aplicalas a tus escenarios. Lo que funcionó antes, o lo que no funcionó, te guiará en la planificación para el futuro. Con suerte, nunca experimentarás una interrupción comercial importante como el cierre de un banco. Sin embargo, si uno (o más) de tus escenarios se desarrolla, tendrás un plan claro para tomar decisiones con respecto a tus gastos y cuánto efectivo necesitás.
*Nota publicada en Forbes US
