Los smartphones muestran la naturaleza de doble filo de la tecnología. Aunque nos conectan e impulsan la productividad, también pueden ser pozos de distracción sin fondo. Del mismo modo, la IA generativa tiene el poder de distraernos pero también puede alimentar la productividad cuando se utiliza intencionadamente. 

Un estudio de la Oficina Nacional de Investigación Económica de Estados Unidos descubrió que herramientas como ChatGPT pueden aumentar la productividad del personal en un promedio del 14%. Algunas empresas incluso informaron de aumentos de producción de hasta 400%.

La conclusión es clara: la IA es una poderosa herramienta de productividad con el potencial de reducir la carga de trabajo a la mitad, pero sólo con un plan de juego sólido. A medida que nos acercamos al final del año, muchos profesionales se centran en terminar positivamente, mientras priorizan el tiempo con la familia y el descanso, ambos cruciales para una productividad sostenida. 

Con las indicaciones adecuadas, ChatGPT puede ayudarte a alcanzar tus objetivos dejando espacio para lo que más importa. Acá algunas recomendaciones para empezar.

Sacá el trabajo de tu menú navideño

Imaginate que estás preparando el banquete navideño. Hay una regla tácita en cada familia: no es una comida a menos que haya pan en la mesa. Pero a menos que seas un panadero profesional, lo más probable es que confíes en tu panadería favorita para hacer las baguettes. El razonamiento es simple: hacer el pan te llevaría horas y los resultados no serían tan buenos como los de la panadería. Lógicamente, delegás.

En el trabajo, a veces dudamos en adoptar el mismo enfoque, pero no deberíamos. Lleva tiempo acostumbrarse a delegar, pero si hay otra persona que puede completar una tarea más rápido y mejor que vos, entonces no delegar es perjudicial para tu organización. Usá ChatGPT para identificar las tareas que podrías externalizar.

"Me gustaría que me ayudes a analizar mis tareas actuales e identificar cuáles puedo delegar o externalizar. Además, dame instrucciones claras para delegarlas eficazmente. [Insertá la lista de tareas]".

Ajustá tu flujo de trabajo actual

Una vez que identifiques las tareas que podés externalizar, examiná las restantes y averiguá cuáles no demandan tu atención personal. Por el contrario, estas tareas pueden automatizarse. Este paso requiere una inversión inicial, a medida que trazás tu día típico. Pero la automatización ayuda a maximizar el potencial y mantener la cordura, una consideración especialmente relevante ahora que se acercan las vacaciones. Puede ser una gran ayuda.

"A continuación comparto una descripción de mi día típico. Me gustaría que examines mis tareas diarias y sugieras formas de automatizarlas. Asimismo, brindame una lista de las herramientas o sistemas que puedo utilizar, con una o dos frases sobre sus ventajas y posibles inconvenientes. [Insertá la descripción de tu actividad]".

Destacá la información relevante

En una encuesta reciente de Microsoft, el 62% de los encuestados afirmaron que les cuesta demasiado tiempo buscar información en su jornada laboral. ChatGPT puede ser una herramienta que cambie las reglas del juego. Podés analizar enormes cantidades de texto, datos y señalar la información relevante. En lugar de tener que revisar todo uno mismo, la herramienta de IA puede darte una enorme ventaja.

"Me gustaría que analices este contenido/datos [inserte el texto, los datos o el tema] e identifiques los puntos de vista más relevantes, los temas clave y los puntos de partida para la acción. En concreto, busco [inserte el área de interés o contexto específico]. Presentá las conclusiones en un formato conciso para [un informe, una presentación, la toma de decisiones, etc.]".

Obtené más de las reuniones

Una reunión es tan útil como sus conclusiones. Teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que el profesional promedio pasa en reuniones, merece la pena aprovechar las herramientas para sacarles el máximo partido. Como recomienda Microsoft, "pensá en las reuniones como un artefacto digital y no sólo como un punto en el tiempo".

ChatGPT puede ayudarte a convertir las notas de las reuniones en herramientas sintetizadas con conclusiones procesables. En Jotform, utilizamos herramientas de toma de notas impulsadas por IA como Otter para liberar nuestras mentes y poder estar plenamente presentes. ChatGPT puede potenciar la utilidad de esas notas en cuestión de segundos.

"A continuación voy a compartir mis notas de una reunión sobre [breve resumen]. Me gustaría que las resumas en un texto claro con conclusiones prácticas, clasificadas por temas o decisiones clave. Resaltá los próximos pasos, las responsabilidades asignadas y los plazos. Presentá la información en un formato conciso y fácil de consultar. [Insertá las notas]".

Redactá puntos de partida sólidos

Las investigaciones confirman que el ChatGPT aumenta la productividad en tareas como la redacción de cartas de presentación y correos electrónicos delicados. Un estudio del MIT analizó a 444 profesionales con estudios universitarios a los que se asignaron dos tareas de redacción específicas de su ocupación. ChatGPT no sólo redujo el tiempo dedicado a la tarea, sino que también influyó en su distribución. 

Con la IA generativa, la redacción de borradores se redujo en más de un 50%, y el tiempo de edición se duplicó con creces. La conclusión: las herramientas de IA pueden reducir tu carga de trabajo y dejarte más tiempo para centrarte en perfeccionar los detalles.

Aquí una directiva que podés utilizar para solicitar ayuda a ChatGPT: "Necesito un primer borrador para [describí brevemente el objetivo, por ejemplo, una carta de presentación, un correo electrónico, una entrada de blog, un informe, etc.]. El objetivo es [insertá el objetivo, por ejemplo, persuadir, informar, solicitar, etc.]. El tono debe ser [aclará el registro, por ejemplo, profesional, informal, conciso, etc.]. Incluí estos puntos o detalles: [insertá información o requisitos específicos]".

Es probable que tengas que retocar el primer borrador, pero antes de lanzarte a perfeccionarlo, podés darle a ChatGPT información inmediata para mejorarlo, lo que  lleva al siguiente punto.

Reducí el cambio de contexto

El autor y profesor de Georgetown Cal Newport escribe sobre los peligros de cambiar de contexto, es decir, saltar de una tarea a otra mientras trabajamos. Explica que eso puede impedir significativamente tu función cognitiva por un largo tiempo. "Los cambios de contexto ensucian tu cerebro", afirma Newport.  Si estás intentando concentrarte en una tarea, una distracción momentánea puede obstaculizar significativamente tu productividad.

Usá ChatGPT para mantenerte concentrado y en el buen camino. ¿Con qué frecuencia cambiás de navegador o consultás su teléfono para un tema rápido, sólo para verte distraído por una notificación de correo electrónico, una publicidad de compra online o un sinfín de otras distracciones?

Como explica el fundador de Platformer, Casey Newton, dada la naturaleza conversacional de ChatGPT, podés continuar tu investigación y hacer preguntas de seguimiento sin salir del navegador, lo que reduce el riesgo de cambio de contexto.

"Quiero minimizar el cambio de contexto y mantener la concentración mientras trabajo en [insertá tarea o proyecto]. Me gustaría que actúes como asistente de investigación y me ayudes a investigar sobre [insertar tema o pregunta de investigación]. Me gustaría que resumas la información relevante de [insertar fuente o pegar texto relevante]. Manteneme en el buen camino dividiendo la tarea en ítems y respondiendo de forma conversacional, de modo que sostenga mi atención sin necesidad de cambiar de pestaña o de dispositivo".

En términos más generales, podés recurrir a ChatGPT para que te ayude a agrupar tareas similares, otra estrategia para reducir el cambio de contexto. "Me gustaría que revises mis tareas de hoy y me ayudes a agruparlas por lotes para aumentar la eficacia y reducir la probabilidad de cambiar de contexto".

Con estas indicaciones, podés abordar eficazmente tus tareas antes de las vacaciones, lo que te dejará espacio y energía para el tan necesario tiempo libre.

Nota publicada en Forbes US.