Como gestor de proyectos, su principal prioridad es garantizar que el proyecto o programa que está ejecutando se complete de acuerdo con las expectativas de las partes interesadas, a tiempo, dentro del presupuesto y logrando los resultados deseados. Puede ser bastante difícil alcanzar este nivel de éxito en su función, cuando su equipo de proyecto no está en la misma página. Esto da lugar a confusión en el lugar de trabajo, malentendidos, incumplimiento de los plazos, fracaso de los indicadores clave de rendimiento y los objetivos, y problemas que se identifican cuando ya es demasiado tarde.
Para garantizar la coherencia y la facilidad de comunicación, es fundamental encontrar herramientas que garanticen la armonía, la visibilidad del proyecto y la facilidad para colaborar. Al principio de su carrera como gestor de proyectos, o quizás cuando estudie para obtener su certificación PMP, se encontrará con diagramas de Gantt.
¿Qué son los diagramas de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una herramienta ampliamente utilizada en la gestión de proyectos que proporciona una representación visual de los calendarios de los proyectos. A través de su vista general puede ver fácilmente de un vistazo quién es responsable de qué, y para cuándo, y hacer un seguimiento de las tareas individuales para tener una idea de en qué punto del progreso del proyecto se encuentra. Los gantts le permiten a usted y a su equipo comprender el orden en que deben completarse las actividades relacionadas con el proyecto, así como sus dependencias. Normalmente se piensa en crear uno justo en la fase de planificación y programación del proyecto, como si fuera una hoja de ruta.
Si es la primera vez que se embarca en un proyecto y nunca creó un diagrama de Gantt, acá tiene seis herramientas que puede utilizar para crearlo fácilmente y garantizar el éxito del proyecto. Muchas de estas herramientas son completamente gratuitas o vienen con opciones gratuitas que, por supuesto, pueden tener algunas restricciones y funciones limitadas.
1. Gantt online
Si está buscando una solución rápida para el diagrama de Gantt sin necesidad de registrarse, Online Gantt es una herramienta que le permite crear su diagrama sin necesidad de registrarse, iniciar sesión o descargar ningún software. A continuación, puedes descargar tu diagrama a tu ordenador, y también tienes la opción de guardarlo en su plataforma en la nube. También ofrece la opción de importar datos desde una hoja de cálculo de Excel, o exportar el gráfico final a Excel.
2. TeamGantt
Team Gantt es otra plataforma de creación de diagramas de Gantt, que puedes utilizar de forma gratuita para proyectos personales, por ejemplo, si estuvieras llevando tu side hustle o pequeño negocio. Para su uso en el trabajo, la opción gratuita está disponible para su equipo de proyecto, pero no para usted como gerente. Sin embargo, ofrece múltiples funciones útiles para colaborar y acceso desde dispositivos celulares.
3. Microsoft Excel
Microsoft Excel dispone actualmente de varias plantillas de diagramas de Gantt que puede utilizar y personalizar para su proyecto. Antes de esto, solo podías crear gráficos de barras apilables, pero ahora estas plantillas están disponibles y son gratuitas como parte de tu suscripción de trabajo a Microsoft Office.
4. ClickUp
ClickUp es un software muy popular entre los gestores de proyectos porque cuenta con una gran variedad de útiles herramientas de gestión de proyectos que permiten calcular los presupuestos de los proyectos y gestionar los recursos de forma eficaz y, por supuesto, una herramienta de diagrama de Gantt con un código de colores distintivo. También permite cargar documentación del proyecto y asignarla a tareas individuales.
5. Miro
Miro es otra fantástica herramienta para gestores de proyectos. Tiene una interfaz de usuario sencilla y viene con una función llamada TalkTrack, que le permite pregrabar y guiar a las partes interesadas a través de su tablero sin que usted esté realmente allí, ahorrando tiempo de reunión para que pueda concentrarse en gestionar y desarrollar realmente el proyecto. Y, por supuesto, también tiene un diagrama de Gantt gratuito con múltiples integraciones.
6. Monday.com
El software de gestión de proyectos Monday.com te ayuda a facilitar la comunicación en tiempo real, lo que ayuda a reducir las fricciones en el equipo. Es muy útil para la fase de planificación e inicio del proyecto, para articular y visualizar claramente los miembros del equipo que son propietarios de cada fase, las dependencias y los plazos. También puedes alternar entre la vista de Gantt y otras vistas de diagramas o gráficos, según lo que prefieras.
Si acabas de iniciar tu carrera como gestor de proyectos, los diagramas de Gantt son una forma increíblemente útil de asegurarte de que estás bien organizado, tienes una visión clara de cada fase y puedes responsabilizar y motivar a los miembros del equipo a lo largo del proceso, ya que ven cómo se avanza hacia el resultado global. Pruebe cualquiera de las herramientas anteriores y vea qué experiencias de usuario funcionan mejor para usted y su equipo.
