Reuniones de trabajo: tres tips para lograr que (todos) hablemos lo justo y aprovechemos el tiempo
Daniel Colombo Facilitador y Máster Coach Ejecutivo
Ya sabemos que las reuniones se pueden hacer interminables. Por eso es que muchas personas ya no quieren tener encuentros, se aburren y hasta terminan ausentándose por cualquier motivo, especialmente en el mundo laboral. El tedio que se da atenta contra la efectividad y el buen uso del tiempo de quienes participan.
En América Latina se pierde hasta un 40% del tiempo en reuniones improductivas. ¿Cómo se puede revertir la aversión a las reuniones? ¿De qué forma diagramarlas para que sean rápidas, ágiles y efectivas?
¿Por se alargan las reuniones que podrían ser cortas?
Antes de avanzar, invito a que pienses en algunos aspectos por los que muchas reuniones se hacen eternas:
1. Falta de planificación y desorganización.
2. Poca valoración del factor tiempo.
3. Ausencia de revisión periódica de la utilidad de reunirse.
4. No hay seguimiento de los temas.
5. Impuntualidad.
6. Los participantes no vienen preparados ni con todo lo necesario.
7. El ego se interpone y aparece el afán de lucirse, y de confrontar a los demás.
Los 3 tips para acortar las reuniones (el último es mi favorito)
Aquí propongo tres tips prácticos y concretos, para poder gestionarlas y aprovecharlas al máximo:
1 – Organizar bien la reunión desde el inicio
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Los encuentros no planificados, o puestos como obligación, no funcionan como antes. Por ejemplo, las reuniones de seguimiento quizás puedan transformarse en microreuniones de 20 minutos, una vez a la semana, en vez de perder dos o tres horas donde cada uno cuenta sus actividades. También hay que invitar sólo a las personas indispensables, y no copiar cadenas de mails que lo único que hacen es entorpecer y fomentar la burocracia corporativa.
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Una buena planificación incluye anticipar al menos 72 horas antes los temas a tratar, incorporar las sugerencias de quienes participan y asignar un tiempo a cada tema de acuerdo con la relevancia y objetivos estratégicos, y designar un coordinador para llevar los tiempos y dirigir el encuentro, son metodologías que siguen siendo eficaces tanto en el modelo presencial como virtual.
Sugiero tener a la vista el orden de temas (por ejemplo, en una pizarra a la vista de todos, o en un documento digital), y seguir el horario puntillosamente. Esto implica empezar y terminar a tiempo, lo que ayudará a no ahogar las agendas de todos. Y, muy relevante: celulares silenciados.
2 – Comenzar con 5 minutos de check-in
Esta es una técnica que utilizamos en el mundo del coaching ejecutivo profesional, y permite calibrar cómo llega el equipo a la reunión. Además, es el tiempo de dispersión de temas cotidianos, tan afectos a colarse en una reunión de trabajo.
Recomiendo que se habilite este espacio para la descarga y comentarios de cada uno, y que luego, formalmente, empiece el tratamiento de los temas.
No se pasará al siguiente tema si no se tomaron las decisiones sobre el anterior, y quedaron registradas convenientemente de una forma fehaciente, para que todos reciban ni bien termina la reunión ese resumen de decisiones, responsables y tiempos de ejecución y rendición de cuentas.
3 – La frase que extermina las explicaciones eternas
Uno de los enormes problemas por el que se pierde tiempo en las reuniones es la falta de economía de palabras. La gente quiere lucirse, explicar, dar cátedra, y por ese motivo es que toman como propio “el escenario” de la reunión para actuar ante los demás.
Este es un error muy frecuente, que solo saben manejar muy bien algunos pocos profesionales de alto desempeño: directo, corto y al punto. Sin anestesia, como decimos habitualmente.
La recomendación es que, cada vez que alguien se extienda demasiado sobre algo y se vaya por las ramas, quien modere diga amablemente la frase: “¿Y el punto es…?”.
Consensuando amablemente el uso de este latiguillo, quien se excedió tomará una rápida consciencia e irá directo al punto del asunto.
¿Y después, qué? Al terminar, se puede hacer un checkout, breves minutos para repasar los acuerdos, responsables y tiempos de ejecución; y qué se lleva de valioso cada persona de ese encuentro.
Te aseguro que se ahorrarán cientos de horas desperdiciadas en reuniones improductivas (con mucho dinero de por medio) si implementas desde hoy estos tres tips prácticos. Pruébalos y mide los resultados.
*El autor, Daniel Colombo, es facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 32 libros. LinkedIn Top Voice América Latina 2019. Coach certificado ICF en su máximo nivel; coach certificado y Miembro de John Maxwell Team. www.danielcolombo.com.
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