En los primeros tiempos del buzón de voz, dejar mensajes era una forma eficaz y cómoda de evitar llamar por teléfono o programar reuniones innecesarias. Los mensajes de voz registran inflexiones vocales para comunicar sentimientos, mientras que el tono de las comunicaciones escritas, como los faxes o los correos electrónicos, puede malinterpretarse si no está bien elaborado.
Estas cualidades existen hoy en día en la comunicación asincrónica, pero muchos líderes no entienden cómo utilizarlas o aprovechar sus ventajas.
La comunicación asincrónica no es nueva. Más allá del buzón de voz, existen muchas herramientas que no requieren una comunicación cara a cara, como los correos electrónicos, los faxes, los mensajes de texto, hasta las palomas mensajeras. Todos ayudan a superar por igual las zonas horarias y los presupuestos para viajes.
Impacto de la pandemia en la comunicación asincrónica
La pandemia desencadenó tres cambios que aumentaron exponencialmente el interés de los empleados por los mensajes llamados asincrónicos y su uso:
- Con la mayor adopción de horarios y lugares de trabajo flexibles, se volvió más difícil que nunca saber con certeza cuándo o dónde estará un colega, incluso si trabaja en la misma oficina de la misma ciudad.
- Con más colegas trabajando a distancia, nuestro tiempo en reuniones sincrónicas (apoyadas por plataformas como Zoom y Microsoft Teams) aumentó tanto que hasta los jefes se dieron cuenta.
- Una oleada de startups creó nuevas herramientas asincrónica de mensajería de voz y video. La historia más exitosa puede que sea la de Loom, que Atlassian adquirió por casi 1.000 millones de dólares.
Como resultado, hubo una amplia orientación general sobre los beneficios individuales y de equipo de las comunicaciones asincrónicas, especialmente por parte de líderes totalmente remotos como GitLab y Doist, cuya existencia operativa lo requiere.
Aún así, muchos líderes se resisten a probar la asincronía. ¿Quizás es un malestar generacional de los empleados de más edad que no crecieron con los smartphones y TikTok? ¿O la indecisión corporativa a la hora de implantar nuevas herramientas? ¿Pueden ser ejecutivos que esperan que la vuelta a la oficina limite la necesidad? Incluso las tres cosas.
Sin embargo, el valor de los mensajes asincrónicos no consiste sólo en sustituir las llamadas telefónicas y las reuniones, sino en los beneficios acumulados de la vida que ese mensaje puede tener mucho después de su primer uso previsto.
Nueve vidas de los mensajes asincrónicos de voz y video
Imagina que el jefe de producto de una empresa de software tiene una idea para una nueva función basada en una experiencia online. En lugar de redactar un largo correo electrónico con páginas de capturas de pantalla explicando el descubrimiento, el jefe de producto simplemente pulsa "Grabar" en su sistema de mensajería de elección. El gestor comparte su pantalla, va y viene entre su aplicación y el sitio web de compras, narrando a medida que avanza. En algunos momentos su tono es directivo y otras veces aspiracional, una distinción que puede perderse por correo electrónico.
Termina con ideas para los próximos pasos y preguntas abiertas, y envía un enlace a la grabación a través de Slack a un desarrollador de su equipo. Ahora comienza el viaje y el valor de esta pequeña acción empieza a acumularse.
1. Horario flexible para ambas partes
La primera y más obvia ventaja de un mensaje asíncrono es la flexibilidad de horarios. Tal vez el gestor de producto estaba comprando a altas horas de la noche, después de acostar a sus hijos, y el colega al que se lo envió vive a medio mundo de distancia. Un acuerdo de equipo podría dictar que Slack no debe utilizarse para mensajes urgentes, por lo que el desarrollador revisa los mensajes de Slack una vez al día.
2. Ampliar el alcance y la colaboración
Creyendo que la idea es razonablemente sencilla, el desarrollador copia y pega el enlace del mensaje en un canal del equipo para seguir debatiéndolo. Con herramientas como Loom, esta distinción de enlaces es esencial porque cualquiera que vea el video es dirigido al mismo lugar, no se limita a ver una copia. Esta acción amplía la visibilidad y fomenta los comentarios y las nuevas perspectivas. Un sistema de permisos podría limitar el acceso, pero supongamos que, para este ejemplo, cualquier persona interna de la empresa puede ver el mensaje. Así que ahora cada idea es el tema de discusión de todo el equipo.
3. Fomentar nuevas conexiones
Una característica cada vez más común de las herramientas modernas de mensajería asincrónica es la posibilidad de dejar comentarios en momentos específicos dentro del mensaje, lo que crea la posibilidad de respuestas y comentarios en hilos. Cuando alguien nuevo encuentra el video, se abre la puerta a conexiones orgánicas entre colegas que de otro modo no habrían interactuado previamente. Y esos comentarios también pueden ser de voz o de video.
4. Intercambio e inspiración entre equipos
Una ventaja de la mensajería asincrónica de voz y video que a menudo se pasa por alto es su potencial para la colaboración entre equipos. Por ejemplo, antes incluso de que los desarrolladores tengan la oportunidad de debatir la nueva idea dentro de su hoja de ruta, un miembro del equipo podría etiquetar a un amigo en marketing en el momento del video en el que el jefe de producto articula su experiencia de compra. Esto podría inspirar una lluvia de ideas dentro de marketing sobre conceptos de mensajería para una próxima campaña.
Esta cultura de compartir crea las condiciones para la innovación, rompiendo silos y fomentando la creatividad en las distintas partes de la organización.
5. Preparación eficaz de las reuniones
Una ventaja clave de la voz y el video asincrónicos es la eliminación de las reuniones poco eficaces y poco equilibradas. Atlassian cuenta con un manual de actualización semanal del equipo sobre cómo "celebrar los progresos, compartir información e impulsar el rendimiento, sin otra reunión".
Cuando se desea celebrar reuniones, una limpieza adecuada sugiere fijar objetivos y órdenes del día claros. Los mensajes grabados pueden servir como material de lectura previa.
En nuestro caso, los miembros del equipo de desarrollo disponen de tiempo suficiente para revisar la idea antes de una revisión semanal del backlog, lo que permite una priorización eficaz sin pérdida de tiempo.
6. Documentar la justificación de las decisiones
A medida que las organizaciones navegan por complejos procesos de toma de decisiones, puede ser fácil perder la pista de por qué se hicieron ciertas elecciones. Los mensajes asincrónicos ofrecen un valioso registro de discusiones anteriores, especialmente cuando se hace referencia a ellos en notas relevantes.
Para nuestro ejemplo, imaginemos que un año después, el jefe de producto original abandonó la empresa, pero un nuevo jefe de producto cuestiona la utilidad de la experiencia similar a la compra e indica que tal vez quieran apartarse de ella. El video original podría compartirse de nuevo para dar al líder el contexto de su nueva petición. Escuchar la pasión en la explicación de la idea original del jefe de producto puede ser más persuasivo que leerla en un correo electrónico antiguo.
7. Reutilización para la incorporación y la reintegración
En las necesidades remotas e híbridas, es más importante que nunca contar con herramientas que permitan a los recién llegados o a los empleados que regresan de un permiso prolongado ponerse al día de forma rápida y eficaz. Los videos grabados y los mensajes de voz pueden proporcionar acceso bajo demanda a información crucial en lugar de exigir que alguien se ponga al día a través de largos correos electrónicos o sesiones en directo.
Con nuestro ejemplo, el video original podría sumarse al onboarding de los desarrolladores para articular la cultura de la empresa de compartir nuevas ideas o explicar la decisión contra intuitiva de integrar en el producto una experiencia similar a la de las compras.
No es necesario crear un video formal ni redactar un extenso material de onboarding.
8. Convertir el audio en contenido escrito
Otro uso práctico de los mensajes grabados que ahorra tiempo es la transcripción. Esto permite plasmar por escrito las ideas compartidas verbalmente sin necesidad de que el interlocutor lo escriba todo él mismo. El texto de los mensajes de voz y video asincrónicos (o de las grabaciones de las reuniones) puede reutilizarse fácilmente.
El equipo de marketing, inspirado por la articulación original de la experiencia de compra, puede utilizar una herramienta de IA como ChatGPT para procesar la transcripción del video y redactar un artículo de blog sobre el impacto de las experiencias de los consumidores en las herramientas corporativas.
9. Salvar las diferencias lingüísticas
Por último, vivimos en un mundo asombroso en el que el texto puede traducirse al instante. A medida que las organizaciones se expanden por todo el mundo, los mensajes grabados pueden salvar las diferencias geográficas y lingüísticas. Los empleados pueden traducir los mensajes grabados de voz o video a su lengua materna para maximizar la comprensión. Esto permite la adquisición global de talentos a la vez que fomenta la inclusividad.
La comunicación asincrónica es más que un buzón de voz
Los mensajes de voz y video asincrónicos demostraron ser algo más que una moda pasajera. Estas herramientas ofrecen muchas ventajas, desde mejorar la eficacia de la comunicación y la colaboración hasta fomentar la innovación y unas conexiones de equipo más profundas.
A medida que nos adentramos en un mundo laboral remoto e híbrido, la necesidad de una comunicación flexible, accesible y transparente seguirá en crecimiento.
Tanto si estás incorporando a un nuevo empleado, compartiendo una idea creativa o revisando decisiones pasadas, la comunicación asincrónica permite a los equipos comunicarse de forma más eficiente, inclusiva e impactante.
Nota publicada en Forbes US.