¿Cuántas herramientas de gestión de proyectos (GP) se te ocurren? A mí se me ocurren al menos 10 sin necesidad de buscarlas online. Con tantas opciones en el mercado que dicen ser lo que necesitás, ¿Cuál es la estrategia para elegir la correcta?

Acá tenés las cinco preguntas que vos y tu equipo tienen que hacerse para determinar la correcta.

1. ¿Quién va a usar la herramienta de gestión de proyectos?

¿Para quién es esta herramienta y qué equipos la van a usar? ¿Cuántos usuarios en total van a necesitar accederla? A veces se da por sentado que la herramienta de gestión de proyectos es sólo para gestores de proyectos. En realidad, si la herramienta de gestión de proyectos se aplica correctamente, todos los que intervienen en el proyecto necesitan acceso en algún momento.

Por ejemplo, cuando se pone en marcha una campaña de marketing, es necesario que el gestor de proyectos la gestione, que los equipos creativos añadan contenido, que un equipo informático la gobierne, que un directivo vea los informes, que los freelance trabajen en tareas diversas, etc. Es una buena idea partir de la base de que todos los miembros de la empresa van a usar la herramienta de algún modo, aunque sólo sea con permisos de visualización.

2. ¿Cómo se va a usar el software de GP?

En mi experiencia, vi con demasiada frecuencia que los equipos de marketing eligen su software al margen del resto de la organización, ya que tienen en cuenta sus propias prioridades. Sin embargo, creo que la herramienta de gestión de proyectos se convierte en menos eficaz cuando no se integra con el resto de las operaciones de la empresa.

La tecnología nos permite trabajar de forma independiente y lograr resultados elogiables. Sin embargo, con frecuencia pasamos por alto la cantidad de herramientas que acumulamos. Este descuido se debe a que no nos preguntamos si nuestros colegas podrían beneficiarse de las mismas aplicaciones. Al fomentar la integración, podemos eliminar plazos, tareas y asignaciones redundantes, evitando la dispersión de recursos.

Para racionalizar la selección de software, es crucial evaluar cómo las herramientas pueden servir eficazmente a todas las partes interesadas en los distintos proyectos y funciones. Este análisis ayuda a identificar las características esenciales que contribuyen a un progreso sin fisuras.

3. ¿Cuándo tenemos que hacer la transición a la aplicación GP?

Saber cuándo pasar de un software a otro o introducir una aplicación en la organización es todo un desafío. Cambiar de golpe puede poner en peligro el éxito de la adopción, ya que las personas suelen resistirse al cambio. Además, puede afectar a los proyectos que aún están en el sistema antiguo, y la transición a los nuevos puede resultar inviable.

Adoptar un enfoque más prolongado y gradual de la transición puede funcionar en algunos casos, pero puede crear el caos si sólo algunas partes del equipo se pasan a un sistema mientras otras siguen usando el antiguo. El momento adecuado para la transición debería ser cuando suficientes personas influyentes o evangelistas dentro de la organización vean que se está introduciendo el valor de la aplicación. 

Cuando hay entusiasmo en torno al producto, esto puede ayudar con los proyectos en curso al crear menos fricción dentro de los departamentos y permitir una ejecución oportuna.

Creo que es el momento adecuado para hacer el cambio. En este caso, el enfoque debería pasar de decidir qué método adoptar a trabajar en colaboración hacia un logro compartido.

4. ¿Cuánto tenemos que gastar en el software de gestión de proyectos?

Normalmente, vemos una variedad de niveles en función de las características y el número de licencias. Podemos entender mejor el presupuesto cuando conocemos el número de licencias necesarias y las funciones necesarias para hacer la transición. La mayoría de las veces, no todas las funciones son necesarias desde el principio. La mejor práctica puede consistir en empezar en un nivel inferior y pasar a uno superior cuando más funciones sean útiles.

Otra consideración a tener en cuenta a la hora de presupuestar un software de gestión de proyectos es saber dónde se asignarán los costos, ya que podrían ser excesivos para un departamento. 

Sin embargo, la asignación puede ser diferente si lo usan varios departamentos. Además, es posible que el componente de gestión de proyectos ya exista en otras suites de software ya adquiridas por la empresa. A continuación, es esencial ver a la pila existente y determinar si existe una aplicación que deba utilizarse dentro de la misma ecosfera.

5. ¿Por qué necesitamos un software de gestión de proyectos?

La evaluación del retorno de la inversión del software de gestión de proyectos depende de su valor para la empresa. Al comprobar el ahorro de tiempo y recursos, a veces pasamos por alto los cambios en el trabajo que solía realizar una función y que ahora puede ser sustituida por la aplicación que permite liberar recursos.

Consideremos este escenario: imaginemos que un gestor de proyectos tradicionalmente dedica dos horas diarias a enviar mensajes al equipo para el seguimiento del proyecto en curso. 

En un nuevo sistema, la automatización se hace cargo de estas tareas. En consecuencia, el gestor de proyectos gana tiempo extra, lo que le permite introducir descripciones de proyectos y asignaciones de tareas que antes no existían. La cuestión crucial es si este cambio aumenta la eficacia y el valor del trabajo del gestor de proyectos o si un conjunto de funciones se limita a sustituir al otro.

Profundicemos ahora en el mismo ejemplo. Con el nuevo sistema implantado, la función del gestor de proyectos se amplía para abarcar una gestión de recursos más sólida. Esto implica clasificar y priorizar las tareas, un enfoque proactivo en comparación con los anteriores seguimientos reactivos con los miembros del equipo. 

Este cambio de enfoque podría representar un uso más eficaz del tiempo, aportando potencialmente un mayor valor a la empresa.

Reflexiones finales

Evaluar las opciones de productos digitales que existen puede ser desalentador, pero si se realiza la diligencia debida antes de la selección final, los resultados hablarán por sí solos. Hay que fijarse en lo que funciona mejor para la empresa hoy y en el futuro, en lugar de preocuparse por las nuevas tendencias tecnológicas.

El objetivo final no es simplemente seguir el ritmo de la tecnología en rápida evolución, sino lograr resultados objetivos, eficientes y valiosos mediante la implantación de software de gestión de proyectos.

*Con información de Forbes US