Los espacios de trabajo y las labores de oficina cambiaron de manera radical en los últimos años, gracias a la integración de novedosas herramientas digitales. Con la implementación de estas soluciones, las empresas pueden incrementar su productividad, automatizar las tareas repetitivas o mejorar las condiciones de sus colaboradores, sin importar su tamaño o su tipo de negocio. 

A su vez, durante los últimos años, la industria tecnológica ha buscado alternativas para fomentar la participación de las mujeres en el sector, que les permita contar con nuevas ideas y experiencias que se transformen en soluciones y productos más novedosos. Así, muchas organizaciones no sólo promueven la diversidad en sus procesos de contratación, sino que además están disminuyendo la brecha salarial y están promoviendo más mujeres a puestos de liderazgo. Es importante tomar medidas para mejorar la diversidad y la inclusión en el sector, ampliar la base de talentos se traduce a una industria mucho más innovadora y sólida.

Por lo cual, para poder migrar la organización hacia un entorno más digital, es importante considerar cinco elementos indispensables para mejorar la productividad en la oficina:

1. Colaboración eficiente: las suites de productividad en la nube permiten compartir recursos fácilmente y acceder a todo tipo de documentos en tiempo real, lo que impulsa la colaboración entre los miembros de equipos internos y externos, como colaboradores o clientes. Estos espacios colaborativos también permiten gestionar el conocimiento de la compañía y darle acceso a las personas que lo necesiten de forma controlada, para cuidar la privacidad y seguridad de los datos.

2. Comunicación unificada: la implementación de soluciones de comunicación empresarial mejora la fluidez y eficacia de las interacciones. Por esta razón, estas suites incorporan aplicaciones para hacer reuniones virtuales y chats corporativos, que encriptan los mensajes y son menos vulnerables a ataques digitales. 

3. Facilidad de uso: la diversidad de perfiles en las empresas y las marcadas brechas generacionales requieren herramientas intuitivas y fáciles de usar. Ante todo, deben lograr que los colaboradores más antiguos mantengan el ritmo de cambio al adoptar interfaces de usuario más amigables y a prueba de diversos niveles de habilidad tecnológica. 

4. Espacios seguros y privados: la migración a entornos digitales, junto con los modelos híbridos y el trabajo en espacios abiertos o coworkings con redes abiertas, convierte a la privacidad de los datos en una prioridad para todas las empresas. Es importante contar que el proveedor de servicios colaborativos garantice altos estándares para proteger la información. Así mismo, cada compañía debe establecer los permisos de acceso a los archivos según el cargo, las responsabilidades y las necesidades de cada persona en la organización.

5. Acceso en todo momento: las empresas deben garantizar que sus trabajadores cuenten con herramientas en la nube que les permitan crear informes, estudios, comunicados y otros documentos con eficiencia y seguridad, incluso desde los teléfonos inteligentes. Estas aplicaciones además permiten una comunicación efectiva con socios y clientes.

El entorno de trabajo digital impulsa el desempeño de las empresas que deciden dar el paso hacia el trabajo remoto o híbrido, al proporcionar la infraestructura necesaria para mantener la conectividad y la productividad de los trabajadores.

A su vez, es necesario que las organizaciones impulsen el trabajo de las mujeres como una forma para atender el déficit de personal capacitado en el sector. Las empresas deben aprovechar este valioso personal que está en espera de oportunidades. Al mismo tiempo, pueden impulsar al sector, el cual continúa en expansión y gana más espacio en la sociedad y en la economía. Es importante tomar medidas para mejorar la diversidad y la inclusión en el sector, ampliar la base de talentos se traduce a una industria mucho más innovadora y sólida. 

*La columna fue escrita por Carla García, directora de Ventas de Zoho para América Latina.