La automatización de las cuentas a pagar ha alterado el panorama de las finanzas corporativas. Los directores financieros (CFOs) que han adoptado la tecnología para agilizar las operaciones empresariales están ampliando su distancia respecto a las empresas que son más lentas en el cambio. Adoptar la automatización ya no es una mera opción; es una necesidad.
"Garantizar una transición sin problemas y el retorno de la inversión puede ser desalentador, pero no es tan difícil como puede parecer".
"Los directores financieros se enfrentan al esfuerzo inicial que creen necesario para implantar la tecnología de automatización de las cuentas por pagar", afirma Nasser Chanda, CEO de la plataforma de automatización financiera Paymerang.
De hecho, la automatización aborda algo más que la necesidad de simplificar y optimizar las tareas rutinarias: integrar con éxito la automatización ayuda a una empresa a disminuir sus posibilidades de fraude y amenazas a la ciberseguridad, al tiempo que refuerza los informes financieros, las relaciones con proveedores y clientes, y la felicidad de los empleados.
Dicho esto, los directores financieros que desean implantar o actualizar la automatización siguen enfrentándose a preguntas y preocupaciones sobre el esfuerzo que requiere la tarea. Aun así, la transformación es más fácil cuando prestan mayor atención a determinadas áreas e implantan la automatización paso a paso.
A continuación encontrará algunas ideas y consejos sobre cómo sacar el máximo partido de la automatización para mejorar los resultados empresariales:
1. Establezca objetivos y una estrategia
La automatización está cerca de ser una solución integral para muchas necesidades financieras. Su eficacia se potencia aún más cuando un director financiero identifica los procesos específicos y los puntos débiles que espera resolver.
Reducir los costos de transacción en el pago de facturas, mejorar la seguridad, mitigar el uso de papel y agilizar las tareas rutinarias son algunos de los objetivos comunes que los directores financieros tratan de abordar con la automatización.
Una estrategia de automatización global debería ayudar a resolver problemas que son exclusivos de la empresa, así que profundice en las operaciones de su empresa para asegurarse de que sus soluciones automatizadas son completas y especializadas.
2. Racionalice antes de implantar
La automatización no inventa nuevos procesos financieros, sino que refuerza los procedimientos y sistemas financieros con los que ya cuenta una empresa.
Aunque sin duda la automatización puede mejorar los resultados financieros y generar ideas para nuevas estrategias, es mucho más eficaz cuando los directores financieros le dan un proceso más limpio en el que basarse.
Dicho esto, racionalice sus procesos en la medida de lo posible antes de la implementación. Consolidar las facturas electrónicas, establecer flujos de trabajo claros y digitalizar los informes y documentos financieros son sólo algunos de los procesos que puede abordar un director financiero. Asegúrese también de solicitar la opinión de los empleados financieros durante el proceso.
3. Elija la tecnología adecuada
La automatización no es una solución única para todos los casos, y eso es bueno, ya que así los directores financieros tienen un margen de maniobra considerable a la hora de seleccionar herramientas que respondan a sus necesidades concretas.
Las mejores soluciones automatizadas pueden integrarse perfectamente en los sistemas actuales, incluido el software CRM y ERP. También admiten la escalabilidad, adaptándose según sea necesario al crecimiento progresivo del negocio.
La seguridad, el cumplimiento de las normativas, la concesión de licencias, el mantenimiento y la facilidad de uso son elementos a tener en cuenta a la hora de seleccionar la tecnología adecuada. Revise sus opciones para encontrar soluciones que puedan reducir la introducción manual de facturas, facilitar los pagos electrónicos, generar instantáneas en tiempo real de los estados de AP y otras áreas de interés.
4. Comuníquese con empleados y proveedores
Un solo cambio en el proceso puede afectar a muchos aspectos de las finanzas de la empresa, y un sistema de automatización totalmente nuevo puede tener un conjunto de implicaciones más amplio. Por ello, asegurarse de que sus empleados y proveedores están al corriente de la implementación de la automatización es vital.
Ofrezca a los empleados explicaciones claras sobre las ventajas de la automatización, asegurándose de programar la formación y de establecer plazos para todos.
Como siempre, fomente el diálogo abierto con su personal para solicitar su opinión. Informe a los proveedores con antelación sobre los cambios pendientes, exponiendo sus opciones de asistencia y resaltando cómo esos cambios impulsarán las medidas de seguridad.
5. Defina funciones y asigne accesos
Aunque los directores financieros deben gestionar todos los aspectos de la automatización, sus empleados son responsables de tareas y funciones más específicas, por lo que delinear y asignar claramente esas funciones ayuda a que todos trabajen juntos. Adopte un enfoque prudente a la hora de asignar accesos y establezca directrices.
Es imprescindible establecer directrices claras para las distintas funciones, como los administradores que gestionan la infraestructura del sistema, los propietarios de los procesos responsables del diseño y la optimización del flujo de trabajo, y los gestores de datos que supervisan la integridad y la calidad de los datos.
Limitar el acceso a determinados componentes del software automatizado aumenta la seguridad, permite el cumplimiento de las normativas y protege los datos.
La implementación de un sólido sistema de control de acceso también agiliza las operaciones.
Al definir cuidadosamente quién puede acceder a qué dentro del ecosistema automatizado, las organizaciones pueden minimizar el riesgo de que personal no autorizado haga cambios involuntarios o acceda a datos sensibles. Esto, a su vez, garantiza el cumplimiento de las normativas del sector y salvaguarda la información valiosa.
6. Realice auto auditorías y supervisiones periódicas
Incluso las herramientas de automatización más amplias y completas necesitan una doble comprobación para mantener su eficacia. Las auditorías periódicas para comprobar la precisión, la seguridad, la actividad de los usuarios, el flujo de trabajo de las facturas y el cumplimiento de la normativa ayudan a mantener los sistemas operativos y escalables.
Establecer indicadores clave de rendimiento -algo que un director financiero puede hacer ya al fijar objetivos- hace que el seguimiento sea mucho más ágil.
Compruebe regularmente los informes y datos automatizados, y evalúe cómo funcionan sus estrategias de automatización y protocolos de seguridad con el crecimiento y el cumplimiento de la empresa.
Automatización: cómo simplifican las finanzas los directores financieros
Aunque algunos directores financieros expresan su ansiedad ante la llegada de la automatización, en realidad se trata de una herramienta que pretende mejorar la vida de los empleados, no sustituirlos.
La implementación de la tecnología puede permitir a los empleados ocuparse de las responsabilidades que impulsan el crecimiento del negocio, y eso es mejor para todos.
"Hoy en día, a todos los directores financieros se les pide que hagan más con menos", afirma Chanda. "La automatización ayuda a evitar los errores humanos que pueden derivarse de las tareas repetitivas de AP. La automatización proporciona un ahorro de tiempo tangible e inmediato, lo que permite a sus equipos centrarse en actividades de valor añadido. Eso se traduce en equipos financieros más felices".
