“Con todo lo que tengo que hacer… tengo el off-site de la empresa de dos días…”, se le escucha decir a Luciano, uno de los directores de una prestigiosa empresa del sector agropecuario. Cuando convocamos a una actividad de team building a la alta dirección, la principal inversión que los ejecutivos hacen es la de su tiempo. ¿Hace sentido invertir dinero, esfuerzo, tiempo del management en estas actividades?

La respuesta es sí, y como veremos más adelante, más aún en el contexto de incertidumbre en el que hoy operan los que toman decisiones. Sin embargo, deben tomarse en cuenta algunas premisas para que el off-site sea realmente efectivo. Los objetivos principales -y tradicionales- de estas actividades son el team building y el alineamiento que generan impacto positivo en el desempeño posterior de ese equipo. Algunos tips y recomendaciones:

1. Los encuentros de team building deben asegurar que se compartan actividades a fin de mejorar, por un lado,  la relación personal entre las personas a partir de compartir situaciones distintas a las del trabajo, y, por el otro, debatir temas que son de interés para todos. Es fundamental asegurar que se aproveche este espacio para que los participantes se relacionen con las personas con las que habitualmente no comparten el día a día. Por lo tanto, es conveniente planificar los grupos pequeños o utilizar dinámicas que los constituyan al azar, evitando que se armen subgrupos de amigos.

2. Para las actividades que tienen como finalidad generar alineamiento, debemos dejar de lado las tradicionales presentaciones de resultados (exposición estándar de información en las que los participantes tienen un rol pasivo) y reemplazarlas por debates o dinámicas de brainstorming sobre estos mismos resultados. ¡Nadie más encuentra sentido en juntarse para escuchar lo que se puede leer! El sentido de estar juntos se basa en la posibilidad de co-crear, de aprender del otro.

3. ¿Con mucho juego o con poco? Todo depende de los objetivos a lograr en el offsite. Toda definición de actividades debe estar alineada con el objetivo a lograr. El juego es un excelente vehículo para conocer a otros desde una perspectiva diferente.

4. ¿Divergente y convergente? Cuando nos proponemos como objetivo dar solución a un problema, o ideas para abordar una situación determinada, lograremos una más rica cosecha grupal si planeamos un recorrido que parta por una actividad para romper el hielo, asegurando así la puesta a punto de todos los participantes, seguida por una dinámica que promueva la divergencia (muchas ideas), para concluir con un ejercicio que trabaje la convergencia (selección y priorización).

5. En situaciones de crisis, ¿nos reunimos igual? Sin duda, logramos otro importante subproducto del offsite cuando estamos en situaciones de crisis. Las neurociencias han aportado mucho para la comprensión del funcionamiento de las personas: sabemos ahora que estar juntos nos hace bien, nos vuelve más fuertes, nos hace sentir más seguros.

6. La planificación de cada detalle es clave para el éxito del off-site: los objetivos, los tiempos, los grupos, las dinámicas. ¡No dejemos nada al azar! Hay que tener en cuenta que los participantes esperan disfrutar del recorrido propuesto, pero también sentir que se llevan algo valioso: aprender, debatir, conocer, descubrir…

Luciano llegó al hotel donde se realizaba el off-site con un semblante de resignación. Las actividades se focalizaron en los cambios en el mundo del trabajo: con un speaker reconocido se planteó un marco teórico y luego los participantes trabajaron generando posibles propuestas para cambiar su empresa. Luciano pudo escuchar lo que los otros planteaban, que era muy distinto a lo que él creía hasta ese momento. Cuando se hizo el cierre y una breve “retro”, analizando qué había pasado en esos dos días, confesó que se había dado cuenta que era un dinosaurio y que debía ampliar su sistema de creencias: se había resistido por meses al trabajo remoto de la gente de su área. Ahora entendía que había estado equivocado. Agradeció la oportunidad de aprender.

*La columna fue escrita por Paula Molinari, presidente y fundadora de Whalecom