La Secretaría Corporativa: el alivio del directorio
Carolina Butus abogada, especialista en Derecho Empresario
“…El gobierno corporativo promueve las buenas prácticas de gobernanza, la diversidad y sustentabilidad en los negocios; y tiene por objetivo facilitar la creación de un ambiente de confianza y transparencia para favorecer las inversiones a largo plazo, la estabilidad financiera y la integridad en los negocios…” (OCDE)
¿Les cuesta organizar las prioridades en las reuniones del directorio? ¿Hay comunicación asertiva entre los accionistas, directorio y la gerencia general? ¿Logran gestionar eficientemente la estrategia definida?
Si se han hecho estas preguntas y no logran avanzar con la agenda, conversemos sobre el mundo de la Secretaría Corporativa.
La Secretaría del Directorio, Secretaría Corporativa (SC) o “Governance Office” es considerada como un elemento primordial en la estructura de gobierno corporativo de organizaciones con altos estándares institucionales, siendo obligatoria además en nuestro país para empresas que coticen en el mercado de capitales. Su figura está avanzando también en empresas de capital cerrado, por las siguientes razones (y beneficios).
Origen: la función y características propias de las responsabilidades del SC no está contemplada en general en las legislaciones societarias de los países de tradición legal romana (si bien algunos han comenzado a incorporarlas a nivel de códigos de gobierno corporativo y/o marco normativo societario, como España en Europa y Brasil, México y Perú, por América Latina). En contraste, en países regidos por el common law, las funciones y responsabilidades están expresamente recogidas en la legislación societaria (ej.: EEUU, Reino Unido, Australia).
Funciones: el rol necesita el empoderamiento orgánico adecuado (reporte al Directorio). Las responsabilidades se detallan en muchas ocasiones en los estatutos sociales y/o en los reglamentos del directorio. Pueden ser muy particulares, o brindarse un marco general de actuación. Es decir, no existe un único modelo que se deba impulsar ni que aplique a todas las organizaciones.
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En la práctica, el SC es el enlace entre los accionistas, el directorio y los comités/ gerencias, ocupándose de la producción de documentos (reportes, actas, minutas) y del servicio a los integrantes de la alta dirección. Funciona como facilitador y conector, confidente y comunicador.
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¿Cuáles son las 5 funciones y responsabilidades principales?
1) Participación de las reuniones del Directorio, dando lectura a los documentos y elaborando las actas de las reuniones
2) Recopilación de la información que deberá presentarse a los órganos de gobierno, así como el análisis previo de la misma, con la antelación debida (entre 72-48hs. previas a cada reunión)
3) Coordinación y nexo con los organismos reguladores, externos y terceros interesados
4) Coordinación y seguimiento de los acuerdos asentados en las actas de los órganos de gobierno, así como los temas pendientes de la agenda (esto último, fundamental, ya que suele traer dolores de cabeza a sus miembros)
5) Verificación de una adecuada interacción de las sesiones (dando lectura al orden del día, coordinando tiempos de participaciones, votos, entre otros)
Competencias necesarias para la posición:
Profesionales formados en derecho suelen ser los más habituales para ejercer la posición, así como también otros de carreras afines organizacionales. Todo ello porque -además de las funciones básicas de la Secretaría Corporativa- en muchas ocasiones los SC también actúan como asesores generales o son responsables de un área legal o de cumplimiento normativo.
Competencias técnicas:
- Conocimiento de la normativa societaria
- Conocimientos contables y financieros (al menos a nivel macro)
- Conocimiento de normativa regulatoria específica del negocio
Ahora bien, con el crecimiento de las organizaciones y la consecuente exposición a mayores riesgos, surgen requerimientos de competencias adicionales:
- Conocimiento funcional del negocio
- Conocimiento de la cultura empresaria
- Conocimiento sobre áreas tecnológicas, de sostenibilidad, entre otras que pueden impactar
Según especialistas internos, las llamadas “soft skills” son las más relevantes y necesarias para que el SC pueda desarrollar su función con la más alta exposición y eficiencia:
Discreción | Adaptabilidad | Inteligencia emocional | Influencia | Diplomacia
Empatía | Escucha activa | Ética y transparencia
En nuestro país, es escasa la formación profesional ofrecida en el mercado, resultado el IGEP (Instituto de Gobernanza Empresarial y Pública) una de las pocas instituciones que ofrece capacitación específica en la materia.
Beneficios y oportunidades de contar con una fuerte secretaría corporativa
Seleccionar el perfil adecuado teniendo en cuenta la cultura empresarial, es clave.
¿Cómo llaman los propios directores de empresa a los SC?: “persona de confianza”, “ayuda invaluable” o “manos maestras invisibles”
Su rol posibilita un ordenamiento corporativo eficiente y sostenible, que garantiza respuesta a consultas, necesidades institucionales o normativas, a través de un marco organizado.
Para las organizaciones que cuenten con un/a SC en su organización, esta síntesis quizás corrobore el alivio y valor que aporta a la alta dirección. Aquellas que aún están en “proceso de…”, tienen la posibilidad y la invitación a seguir con la lectura y descubrir los beneficios de un buen gobierno organizacional, poniendo el tema sobre la mesa.
*La columna fue escrita por Carolina Butus, abogada, especialista en Derecho Empresario https://www.linkedin.com/in/carolina-butus/
